La gestión y validación de documentos oficiales es una de las tareas más importantes de cualquier empresa. De lo contrario, la información no tendría validez legal y no podrías realizar determinados trámites con la Administración Pública. Para ello, necesitarás una firma digital y un certificado electrónico.
En este artículo te vamos a explicar en detalle qué es una firma digital y sus diferencias con el certificado electrónico, así como las principales ventajas y usos de cada uno y cómo solicitarlos.
Firma digital: qué es y ventajas para tu negocio
La digitalización ha llegado para quedarse. Por eso, cada vez es más habitual que las empresas incorporen soluciones digitales para realizar sus gestiones. En este contexto de transformación digital, la firma digital se ha convertido en una herramienta imprescindible.
La firma digital, también conocida como firma electrónica, se trata de un sistema de verificación que permite firmar documentos online y que estos tengan validez legal. De esta manera, datos tan importantes como la fecha y la hora en que se realizó la firma, quedarán registrados en el sistema.
Además, la firma electrónica te ayudará a reforzar tu seguridad a la hora de gestionar documentos online. Esto es fundamental, ya que todas las empresas deben o deberían estar muy bien protegidas contra los ciberataques. En ese sentido, esta solución te será de gran utilidad.
Oficialmente, este sistema se encuentra regulado por el Reglamento elDAS de la UE, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior.
Puedes encontrar toda la información y los detalles respecto al marco legal dentro del Reglamento (UE) nº 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de julio de 2014, tal y como recoge el BOE.
Para que la firma digital sea válida, tal como indica la UE, el firmante tendrá que identificarse y dicha firma sólo podrá estar vinculada a él. De esta forma, el firmante será el único que pueda utilizar su propia firma. Así se evitará que otros usuarios puedan suplantar su identidad, firmar documentos en su nombre, etc.
Una vez que el documento haya sido firmado, el firmante no podrá modificarlo o quedará constancia de ello. Esto garantizará una seguridad y fiabilidad total para las empresas que utilicen este método para gestionar información de la compañía de forma legal.
Estas son algunas de las principales ventajas de la firma electrónica:
Código seguridad
La mayoría de estos sistemas suelen enviar un código de seguridad al teléfono móvil de empresa del firmante. De este modo, antes de firmar el documento, tendrá que dar su consentimiento. Se trata de una medida muy efectiva en la era tecnológica, donde el robo de datos confidenciales está a la orden del día.
Datos biométricos
Algunas empresas también incluyen ya la firma biométrica, que permite al firmante utilizar datos muy específicos, como la huella dactilar y el reconocimiento facial o del iris, entre otros.
Certificación del documento
Otra de sus ventajas es que puedes emitir un certificado, una vez hayas firmado el documento. De esta forma, contarás con todas las garantías de que el archivo no ha sido modificado. En esta certificación se incluyen todos los datos del firmante, lo que garantiza la legitimidad de todo el proceso.
Certificado electrónico: usos y diferencias con la firma digital
El certificado electrónico es un documento digital firmado por una entidad pública que permite a un usuario particular o una empresa identificarse en una web de manera confidencial y segura. Para obtener el certificado digital, antes habrá que solicitar un código o clave, y después vincularlo al sitio web.
Cuando ya tengas el certificado electrónico, podrás empezar a firmar todos tus documentos digitales con todas las garantías de seguridad y de forma legal. Estas son algunas razones por las que es muy importante que los negocios incorporen el certificado electrónico:
- Gestiones y trámites administrativos.
- Envío de emails a tus clientes.
- Certificación de tu web de ecommerce.
- Firma electrónica de documentos.
El uso del certificado digital está regulado por la Ley 59/2003, de 19 de diciembre. Tal como queda recogido por ley, para emitir uno es necesario acudir a un organismo oficial de forma presencial y aportar toda la documentación correspondiente que acredite quién es la persona que va a utilizarlo.
Entonces ¿qué diferencias hay entre la firma digital y el certificado electrónico? Mientras que la firma se utiliza para firmar todo tipo de documentos digitales, normalmente en formato PDF, el certificado electrónico sólo se suele usar para identificarse de forma oficial y firmar ante la Administración Pública.
Además, el certificado digital suele ser más complicado de usar que la firma electrónica. La firma puedes utilizarla desde un ordenador o cualquier dispositivo móvil. En cambio, el certificado tiene algunas limitaciones, ya que por lo general es mucho más fácil de gestionar desde un ordenador.
| FIRMA DIGITAL | CERTIFICADO ELECTRÓNICO |
| Todo tipo de documentos .pdf | Gestiones administrativas |
| El firmante da su consentimiento | Debes acudir a un organismo oficial |
| Más sencilla de utilizar | Más complejo y con algunas limitaciones |
| Desde cualquier ordenador o móvil | Por lo general, se solicita desde un ordenador |
En definitiva, para cualquier gestión o trámite que tengas que hacer en tu negocio, vas a necesitar tener la firma digital y el certificado electrónico.
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