Para los autónomos y empresas, especialmente los que cuentan con una amplia cartera de clientes, la emisión y control de las facturas puede llegar a ser un gran quebradero de cabeza.
Lo más aconsejable si el trabajo te deja poco tiempo para ocuparte de temas burocráticos, es contratar los servicios de una buena gestoría o asesor fiscal que lleve estas cuestiones.
Una de las herramientas que suelen utilizar las empresas y trabajadores por cuenta propia es la factura proforma. Sin embargo, pueden surgir dudas acerca de su naturaleza.
¿Es una factura real? ¿Tiene validez? ¿Qué diferencias hay entre una factura proforma y un presupuesto? A continuación, resolveremos todas estas cuestiones para que no caigas en multas administrativas.
Qué es una factura proforma
Aunque parece es un concepto sencillo, la realidad es que las facturaciones generan muchísimas dudas. En el caso de las facturas proforma, existe confusión respecto a su naturaleza, su utilidad y sus diferencias con otros documentos como:
- Facturas convencionales
- Presupuestos
- Albaranes
Aclaremos un poco el escenario. Las facturas proforma son borradores de facturas reales, por lo que recogen todos los datos que aparecerían en una factura definitiva.
La diferencia entre ambos modelos de factura es la especificación que debe aparecer en la parte de arriba indicando que se trata de una proforma. También está la cuestión de su valor jurídico.
Este tipo de facturas no tiene validez comercial, sino informativa. ¿Qué implicaciones tiene esto para los plazos y las obligaciones de los clientes? Pues bastantes.
Quiere decir que el pago por parte del cliente no debe realizarse en un plazo a contar desde que recibe la factura proforma, sino que se deberá emitir la factura definitiva para solicitar el cobro por los servicios prestados.
Llegados a este punto, si te quedan claras las diferencias entre la factura proforma y la convencional, te estarás preguntando qué es lo que la distingue de un presupuesto o un albarán. Lógico.
Lo cierto es que son tipos de documentos totalmente distintos, tanto por el contenido como por el carácter del documento. Para que lo entiendas bien, vamos a poner un ejemplo práctico.
Diferencia entre presupuesto y factura proforma
Supongamos que eres autónomo y un posible cliente se pone en contacto para solicitar información acerca de tus servicios y el precio por ellos.
En ese caso, elaborarías un presupuesto en el que aparezca una breve información acerca de tu actividad laboral y el servicio que el cliente solicita, y el precio por ello. No obstante, esto no acredita ningún acuerdo entre ambas partes.
Es ahí donde utilizarías la factura proforma. Los escenarios en los que resultan prácticas son:
- En cualquier operación comercial: para que el cliente conozca los detalles y agilizar el trámite. Si acepta las condiciones, solo hay que convertir esa factura proforma, en definitiva.
- En operaciones comerciales internacionales: para que figure por escrito el valor de un servicio o a modo de oferta.
- Para solicitar financiación o subvenciones: sirven como justificante de la inversión que se va a realizar.
Así pues, las facturas proforma sirven como oferta, como justificante de una operación, como comprobante (de un envío de muestras, por ejemplo) o para dejar por escrito y con detalle las condiciones de un acuerdo comercial.
En caso, por ejemplo, de encontrarte en una situación en la que debes lidiar con un cliente que se niega a pagar, un presupuesto no tendría ningún valor jurídico para demostrar la relación comercial.
Una factura proforma en cambio sí que tiene ese carácter vinculante que necesitas. Podrías, por tanto, reclamar el pago legalmente con este documento como prueba.
Diferencias entre factura proforma y albarán
Sabiendo que puede funcionar como comprobante de envío o justificante de una operación ¿qué separa a la factura proforma de los documentos y los albaranes? La respuesta es muy sencilla en realidad.
Las facturas proforma bien pueden funcionar como justificante de un envío, pero en ningún caso como justificante de la recepción de un pedido. Esta función es exclusiva de los albaranes.
El albarán es básicamente un documento de tipo mercantil que se emite precisamente para acreditar la recepción de un pedido. El encargado de emitirlo es el responsable del envío, mientras que el cliente deberá firmarlo.
Cómo hacer una factura proforma
Este modelo de factura es similar al de una factura comercial, salvo porque se debe acreditar al inicio la naturaleza de proforma. La información que debe contener, por tanto, es la misma que la de una factura convencional.
- Especificación en la cabecera de “factura proforma”.
- Fecha de la emisión de dicha factura.
- Datos de la empresa o particular que emite la factura: número de identificación (dni, cif…), nombre completo y domicilio fiscal.
- Datos del cliente: mismos datos que el emisor de la factura.
- Descripción de los servicios prestados.
- Precio: el precio es la base imponible excluyendo los impuestos.
- Impuestos: generalmente la cuota de IVA.
- Suma total de la base imponible y los impuestos.
Cabe la posibilidad de numerar estas facturas, aunque no es habitual ya que no se declaran. El objetivo de la numeración es exclusivamente el de llevar un control sobre el total de facturas proforma emitidas.
¿Se puede enviar una factura proforma electrónica?
La respuesta es que sí. Muchos generadores de factura tienen la opción de descargarla en formato PDF, por lo que el envío por correo electrónico es posible y, además, completamente válido.
De hecho, es una práctica muy habitual dado que las relaciones comerciales suelen darse a distancia, y nada obliga al proveedor ni al cliente a desplazarse al lugar del otro para realizar una entrega en mano de este documento.
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