Cambiar para mejorar. Cuando hacemos algo, siempre podemos repetirlo para mejorarlo, especialmente en entornos empresariales, donde los procesos dependen de numerosos factores. Por eso, desde Japón han exportado toda una filosofía de vida, aplicada al business management: el método Kaizen.
La palabra Kaizen proviene del japonés y se compone de dos vocablos: “kai”, que significa cambio y “zen”, que significa mejora. Por lo tanto, Kaizen se traduce como “cambio para mejor”. Una práctica que se aplica a numerosos procesos. En este artículo te contamos en detalle como aplicarlo.
“Cuando mejoras un poco cada día, al final ocurren grandes cosas.Cuando mejoras tu forma física un poco cada día, al final se produce una gran mejora en tu forma física. No hay que buscar mejoras rápidas y espectaculares,sino mejoras pequeñas, día a día”. Método Kaizen pic.twitter.com/qNTmtUp9Ha
Este método rechaza los grandes cambios y considera más efectivo un espíritu de cambio y mejora continua. Para ello, se necesita la participación activa de todos los miembros de la organización, así como una implicación de cada uno de ellos en esta tarea, asumiendo el método Kaizen como un modo de trabajo.
El objetivo principal de la filosofía Kaizen es lograr mejoras constantes en los procesos, productos o servicios de una organización. Su fundamento se basa en ir conquistando la excelencia paso a paso, identificando poco a poco las fuentes de ineficiencia o las prácticas que no arrojan buenos resultados.
Para seguir el método Kaizen hay que basarse en sus 5 “S”. El objetivo es identificar y eliminar las imperfecciones, ineficiencias y errores en los procesos de una organización. Para ello, debes tener muy en cuenta los siguientes pasos:
Seiri: Implica clasificar entre lo útil y lo inútil. Es decir, se trata de identificar y clasificar lo que sirve y lo que no en los procesos organizacionales. Lo que es lo mismo, hay que identificar los elementos esenciales del trabajo de todo lo demás. Así, simplificarás y dotarás de orden al trabajo.
Seiton: ordenar lo útil y decidir sobre lo inútil. Es decir, ordenar todo aquello que se ha identificado como necesario y desechar lo que no (o determinar su lugar). En este segundo paso, estableces un orden fácilmente lógico y accesible que permita que los empleados puedan encontrar cualquier cosa rápidamente.
Seiso: mantener la limpieza. Para la filosofía Kaizen la limpieza es fundamental para conseguir y mantener la armonía necesaria para trabajar eficientemente. Además, mejora la seguridad y la salud de los empleados.
Seiketzu: Normalización. En cuarto lugar, una vez que se han implementado las tres primeras S, es necesario establecer estándares y procedimientos claros, conocidos por toda la organización, para mantener la eficiencia.
Sheitzuke: fomentar la disciplina y el autocontrol para una mejor productividad. El último escalón de la pirámide implica crear una cultura organizacional de las 5 “S” donde todos los empleados apliquen sus principios de manera constante y proactiva.
Sobre la estructura eficiente construida en las 3 primeras “S”, se construye una cultura organizacional de estándares que seguir, siempre con la filosofía Kaizen demejora continua en el horizonte de cada trabajo empleado.
Para implementar en tu empresa el método Kaizen de manera exitosa, la dirección debe tener muy claro y decidido que ha elegido esta forma de trabajar como la vía más rápida para la eficiencia y el éxito.
Es decir, debe existir un compromiso por parte de la dirección. Desde ese momento, el segundo requisito es que exista también un compromiso del resto de la organización y, para ello, lo más importante es que cada trabajador entienda el método y adopte su filosofía.
Cada miembro de la empresa debe tener un rol activo y una actitud de mejora continua. Además, es necesario formar equipos multidisciplinares encargados de identificar y resolver problemas, así como un organigrama claro para ir implementando cambios de manera gradual en cada proceso organizativo.
En este sentido, también es importante la evaluación continua para conocer qué procesos han dado resultados óptimos y cuáles tienen margen de mejora. Por eso, es importante que los cambios sean medibles.
Por último, también hay que establecer unos estándares, una cultura organizacional acorde y una evaluación sistemática.
De este modo, se alcanzarán aumentos de productividad a medio y largo plazo, y se experimentarán ventajas muy claras, como por ejemplo:
Excelencia
En un proceso de mejora continua, paso a paso, se alcanza la excelencia. De este modo, los procesos, productos y servicios de la empresa estarán optimizados en todos los términos, alcanzando importantes ganancias de productividad, reputación, bienestar de los empleados, etc.
Eficiencia
Siempre que elimines los elementos y procesos ineficientes, como indica el método Kaizen, podrás alcanzar una mayor eficiencia operativa, lo que se traduce en la reducción de costes y un mejor uso de los recursos en la empresa.
Participación
El método Kaizen empodera a las personas trabajadoras para realizar cambios positivos en su empresa, estimulando la sensación de utilidad y bienestar entre los empleados.
Además, permite personalizar los procesos de cada equipo de trabajo y fomenta la disciplina y el ingenio de los trabajadores.
Reducción de riesgos
El espíritu Kaizen consigue altos estándares de seguridad y limpieza en el lugar de trabajo, lo que limita el riesgo de accidente y mejora las condiciones de trabajo.
Establecimiento de protocolos
El método Kaizen se basa en el establecimiento de protocolos y sistemas para la mejora de los procesos a corto, medio y largo plazo. Y, lo mejor de todo, se trata de un método que permite que la mayoría de los empleados entiendan, compartan y asuman estos protocolos, pues han participado en su implementación.
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