Almacenamiento físico o digital: usos y consejos para tu oficina
23 Octubre 2024 17:00
La digitalización ha llegado para quedarse, pero hacer una gestión eficiente de la información ayudará a garantizar la continuidad y el éxito de cualquier empresa. Aquí es donde el almacenamiento físico y digital juegan un papel clave. En este artículo descubriremos sus usos y te daremos unos consejos para tu oficina.
Aunque ambos tienen numerosas ventajas, también es importante conocer cuáles son los desafíos que debe afrontar cada sistema tanto en el presente como en el futuro. Sobre todo, no dudes en fomentar la innovación y llevar tu negocio al siguiente nivel.
Almacenamiento físico o digital: usos y consejos para tu oficina
¿Almacenamiento físico o digital? ¿Cuál es mejor para tu oficina? Pues depende. Como siempre, dependerá de cuáles sean las necesidades de tu empresa. Por eso, en las siguientes líneas te explicaremos cómo funciona cada sistema y cuál es el que más te conviene.
Usos y ventajas del almacenamiento físico
Aunque vivimos en una era prácticamente digitalizada, lo cierto es que el almacenamiento físico sigue siendo fundamental en muchas oficinas. Este tipo de almacenamiento incluye archivos en papel, documentos en carpetas, estanterías, archivadores y cajas.
A menudo, estos sistemas se utilizan para documentos legales, contratos firmados o cualquier registro que requiera copias físicas, ya sea por cuestiones legales o por seguridad.
El almacenamiento físico es especialmente útil cuando se necesita acceder inmediatamente a documentos específicos. Te damos algunos ejemplos:
Documentación legal: contratos, acuerdos y escrituras suelen requerir copias en papel firmadas para cumplir con normativas y reclamaciones legales. Muchas instituciones gubernamentales y sectores como el legal o financiero aún exigen documentos físicos en algunos procesos.
Planos y documentos demasiado grandes: en algunas industrias como la arquitectura o la ingeniería, los planos de gran tamaño y otros documentos muy grandes y complejos conviene conservarlos en formato físico.
Historial médico e información sensible: aunque la digitalización ha avanzado mucho en el sector salud, aún es habitual el uso de archivos físicos por cuestiones legales o por la necesidad de acceder rápidamente a registros antiguos que no estén en formato digital.
Consejos para optimizar el almacenamiento físico
Pese al valor que aporta tener algunos documentos en físico, este tipo de almacenamiento suele ocupar mucho espacio y en ocasiones puede ser un auténtico caos organizar bien tantos archivos. Por eso, aquí tienes algunos consejos para mejorar tu eficiencia:
Clasifica y etiqueta tus documentos: utilizar un sistema de clasificación claro te ayudará a organizar mejor todos tus archivos. Para ello, te aconsejamos etiquetar tus diferentes carpetas y documentos por fecha, proyecto y otros requisitos para evitar el caos.
Utiliza archivadores: estos te permiten adaptar el espacio a medida que aumenta la cantidad de documentos y que cambian las necesidades de almacenamiento de las empresas.
Revisa los documentos: revisar periódicamente tus archivos y eliminar los que no necesites te ayudará a liberar una gran cantidad de espacio y ahorrar memoria para proyectos futuros.
Usos y beneficios del almacenamiento digital
Como ya sabes, el almacenamiento digital es fundamental para el día a día en la mayoría de empresas modernas. Entre sus principales usos y ventajas destacan:
Acceso remoto y colaboración: el aumento del trabajo híbrido y remoto ha hecho que cada vez más empleados necesiten almacenar digitalmente sus documentos. Esto les permite acceder a ellos en cualquier momento y lugar. Plataformas como Google Drive, Dropbox o Microsoft OneDrive son muy útiles.
Reducción del uso de papel: la digitalización de documentos permite a las empresas reducir su dependencia de archivos físicos e implementar una política de cero papel, minimizando tanto el impacto ambiental como los costes asociados al almacenamiento físico.
Seguridad: los documentos digitales se pueden proteger fácilmente con contraseñas, cifrado y sistemas de respaldo automáticos que garantizan la seguridad de la información. Además, el almacenamiento en la nube permite realizar copias de seguridad en caso de que los dispositivos locales fallen.
Consejos para mejorar el almacenamiento digital
Aunque el almacenamiento digital sea muy eficiente, es imprescindible que tu gestión de datos y documentos sea la adecuada. Aquí tienes algunos consejos que te serán de gran utilidad:
Estructura de carpetas clara: al igual que ocurre con el almacenamiento físico, organizar tus carpetas y archivos te ayudará a localizar rápidamente la información que necesites en cada momento y evitar que tus documentos se pierdan o se eliminen.
Almacenamiento en la nube: asegúrate de contar con sistemas de seguridad para proteger tus datos, como el almacenamiento en la nube o una memoria externa. De esta manera, siempre contarás con un respaldo y podrás recuperar toda tu información si desaparece de tu ordenador.
Cómo elegir entre almacenamiento físico y digital
En la mayoría de casos, lo mejor es combinar ambos sistemas. Aprovechar las ventajas del almacenamiento físico y digital te permitirá acceder siempre a tus documentos.
Eso sí, no te olvides de implementar medidas de ciberseguridad para proteger tus archivos online de ciberataques y guarda todos tus documentos físicos en archivadores y cajas fuertes para evitar que se pierdan o te los roben.
En definitiva, utilizar estos dos sistemas es muy útil para organizar toda la información y mejorar la eficiencia de tu empresa. Si quieres saber más, en Yoigo Negocios te damos todas las claves para que la transformación digital de tu compañía sea un éxito. Entra en nuestra webo llámanos al 900 622 500.
