Cómo crear una base de datos con Excel: guía paso a paso

Que si big data, que si machine learning, que si economía de datos. ¿A dónde vamos a llegar? Las empresas actuales viven por y para la información. Esta es poder, y en ese contexto, las bases de datos de Excel se han convertido en un básico.

Cómo crear una base de datos con Excel, paso a paso

Si estás pensando en crear una base de datos con Excel para tu empresa, antes que nada es importante que sepas por dónde empezar. Uno de los requisitos fundamentales es que conozcas la Ley de Protección de Datos, para proteger tu negocio y a tus clientes. Una vez que tengas esto claro, sigue estos pasos:

Crea un archivo de Excel

Este es el primer paso. Empieza creando un documento en Excel, donde irás almacenando toda la información de tu base de datos. Cuando tengas tu archivo creado, te recomendamos que introduzcas y organices los datos por tablas. De esta forma, te será más fácil personalizar después la información.

A su vez, si tienes conocimientos avanzados, la herramienta te permite trabajar por módulos. Estos te ayudan a realizar operaciones y resolver problemas. Solo tienes que pulsar "Alt+F11" (en Mac "FN+Alt+F11") y abrir el "Editor" de "Visual Basic" y seleccionar "Insertar módulo".

Personaliza tu hoja de cálculo

Cuando hayas configurado tu base de datos de Excel, el siguiente paso es personalizar la hoja de cálculo. Esto te facilitará la búsqueda de información, ya que lo más habitual es acumular cientos e incluso miles de documentos.

Te aconsejamos organizar los datos de tu negocio de la mejor forma posible, para que puedas encontrarlos rápidamente siempre que los necesites. Trata de utilizar todos los recursos que te ofrece Excel: colores, títulos, gráficos, etc. Además, en la pestaña de "Datos" verás opciones avanzadas, como filtros y consultas.

Filtros, conexiones y funciones avanzadas

• En primer lugar, tienes los filtros. Puedes utilizar filtros automáticos y comparar datos, ordenándolos de mayor a menor y viceversa. También te permite ordenarlos por colores. Si filtras algunos datos para trabajar más rápido, luego podrás deshacer la acción y volverás a ver toda la información inicial en la tabla.

La ventaja es que puedes crear filtros nuevos y adaptarlos a las necesidades de tu negocio. Está claro que no todas las empresas van a gestionar sus bases de datos de la misma manera. Te recomendamos contar con un profesional que sepa manejar bases de datos, ya que a veces puede ser una tarea compleja.

• Por otro lado, las consultas y conexiones. Es posible que tengas deshabilitada esta opción en tu equipo y tengas que activarla. Para ello, selecciona "Datos" y después la pestaña "Conexiones existentes". Esto te permite buscar información en distintas bases de datos de Excel, por lo que ahorrarás muchísimo tiempo.

En este sentido, contar con plantillas de Excel adecuadas te permitirá trabajar de una forma mucho más eficaz. Tienes una amplia variedad de modelos para elegir, como plantillas para facturación y presupuestos, calendarios, etc.

• Otras funciones avanzadas. Puedes filtrar una lista de datos sin cambiarla de ubicación o copiar y pegar a otro lugar, introduciendo una serie de criterios y fórmulas en Excel.

Con las fórmulas de Excel puedes hacer todo tipo de operaciones. Solo tienes que colocarte sobre la celda o celdas que quieras, escribir el signo "=" e introducir la fórmula que corresponda.

Por último, no olvides guardar tu base de datos de Excel. Lo mejor es que realices una copia de seguridad de toda la información. Esto te ayudará a recuperar los archivos en caso de pérdida. Asimismo, actualiza los datos cada cierto tiempo y elimina la información que no necesites para liberar espacio en tu ordenador.

Funciones de la base de datos en tu empresa

Una vez que sepas cómo crear tu base de datos con Excel, estas son algunas de las utilidades que puede tener para tu pyme o si trabajas como autónomo:

Pagos a proveedores

Antes de que tu producto o servicio final llegue a cliente, tendrás que pagar a los proveedores, que te facilitarán los materiales que necesitas. Por eso, una buena opción es que registres estos pagos en tu base de datos. De esta forma, tendrás un mayor control de los gastos de tu negocio.

Marketing y facturas a clientes

Después de los gastos, tenemos los ingresos. Nos referimos al dinero que gana la empresa tras emitir facturas a los clientes. En definitiva, controlar los ingresos y gastos de la empresa es fundamental. Así tendrás a tu disposición toda la información de cada ejercicio contable del negocio.

A su vez, puedes realizar una buena estrategia de marketing ayudándote de la base de datos de Excel. Para ello, te aconsejamos registrar todos los datos de tus clientes que te puedan ser útiles y así realizar un seguimiento de los mismos: gustos, nuevas tendencias y necesidades, etc.

Análisis de datos

Por último, hacer un análisis de todos tus datos te ayudará a sacar conclusiones sobre tu negocio. Así podrás saber si tu actividad ha ido bien o si, por el contrario, te conviene hacer mejoras para aumentar tus ventas. Ante todo, recuerda que la buena experiencia de los cliente es la clave.

Ventajas de crear una base de datos con Excel

Ahora que ya conoces cuáles son los usos que puedes dar a una base de datos, estas son algunas ventajas que te ofrece Excel:

Conexión de varios usuarios a la vez

Como te decíamos antes, es muy importante que hagas una copia de seguridad de tu base de datos y además la guardes en la nube. De esta forma, todos los usuarios que estén autorizados podrán acceder a ella. Esto permite que varias personas puedan trabajar a la vez, en cualquier momento y lugar.

Servicio gratuito de Microsoft Office

Salvo que contrates alguna funcionalidad de pago, la mayoría de opciones que ofrece Microsoft Office son gratuitas. Solo tendrás que renovar, mediante suscripción mensual o anual, el paquete de programas. Sin embargo, sus tarifas son económicas y adaptables a las necesidades de cada empresa.

Facilidad de uso para empresas

Aunque Excel ofrezca algunas funciones avanzadas, la mayoría de herramientas de este programa son sencillos para la mayoría de usuarios. De hecho, existen numerosos comandos y atajos de teclado que te permitirán trabajar con mayor rapidez.

Las nuevas tecnologías han llegado para quedarse y en Yoigo Negocios te damos todas las claves para gestionar los datos de tu empresa online. Si necesitas ayuda, visita nuestra web o llama al 900 622 700 y estaremos encantados de atenderte.