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Cronograma: principales usos, tipos y ventajas para negocios
Cronograma: principales usos, tipos y ventajas para negocios
16 Septiembre 2024 17:00
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Lo único constante es el cambio, como decía el filósofo griego Héráclito. Una idea que las empresas de éxito deberían aplicarse, pero ¿cómo gestionar los cambios de manera eficiente? Una de las herramientas más útiles es el cronograma. Descubre cuáles son sus principales usos, tipos y ventajas para negocios.
Mapa conceptual, dashboard, diagrama de Gantt y de flujo de una empresa... Existen tantos métodos de organización y gestión de ideas como necesidades tienen las compañías. Concretamente, en este artículo exploraremos qué es el cronograma y cómo crear uno, paso a paso.
El cronograma se define como un plan detallado que muestra las actividades que deben realizarse para completar un proyecto. Para ello, deberás incluir las fechas de inicio y fin de cada tarea. Dicho de otra manera, es como un mapa de ruta o calendario que te ayudará a organizar tu tiempo y tus recursos con eficiencia.
De este modo, el cronograma te permitirá optimizar todo el proceso, de principio a fin, cumpliendo con las fechas de entrega marcadas para tus diferentes proyectos. Además, te será más fácil alcanzar todos los objetivos que te propongas y tomar decisiones con mayor rapidez.
Sobre todo, en plena era digital donde la competencia es aún mayor entre las empresas del mismo sector, puede ser muy interesante formar a los trabajadores para que aprendan a utilizarlo. Estos son sus principales ventajas para las empresas:
Al visualizar todas las tareas desde un único lugar o plataforma, podrás enfocarte primero en aquellas actividades que son una prioridad y asignar recursos de una manera mucho más eficiente. Además, esto te permitirá tener una visión global del proyecto.
Uno de los mayores beneficios del cronograma es que te puedes establecer plazos realistas para completar cada tarea. Así también podrás medir con mayor exactitud tu progreso y evitar que tus proyectos duren más tiempo del que inicialmente estaba previsto. Esto te ayudará a aumentar tu productividad.
Si trabajas en un proyecto con otras personas, esta es una herramienta de comunicación muy valiosa. Al tener un documento compartido con las tareas, los responsables de cada una de ellas y los plazos, los miembros del equipo estarán alineados con los objetivos del proyecto y podrán coordinarse fácilmente.
Al tener un plan claro y estructurado, podrás reducir significativamente el nivel estrés de tus empleados y evitar el burnout. Que toda la plantilla sepa qué hacer en cada momento, les dará un mayor control sobre sus tareas, ya que podrán organizar el tiempo para hacer cada una de ellas.
La mayoría de veces, los proyectos de las empresas no se llevan a cabo de la misma manera que se planificaron. Esto sucede, como te decíamos al principio, porque están sujetos a numerosos cambios. Por suerte, el cronograma te ayudará a identificar rápidamente esos cambios y hacer los ajustes que sean necesarios.
Dependiendo de cuáles sean las necesidades y los objetivos de tu negocio, te convendrá usar un tipo de cronograma u otro. Estos son algunos de los más utilizados y así puedes crear cada uno de ellos, paso a paso:
También conocido como diagrama de Gantt, se trata de una herramienta visual muy práctica, ya que permite gestionar diferentes proyectos, reflejando cada una de las tareas que hay y planificarlas en función del tiempo y otros recursos, como el material que necesites y los miembros del equipo que estén disponibles.
A diferencia del cronograma de Gantt, que utiliza los gráficos de barras, el diagrama de PERT (Program Evaluation and Review Technique) representa las diferentes tareas en forma de red, con actividades dependientes entre ellas.
No obstante, ambos tipos de cronogramas permiten gestionar y hacer seguimiento de todos tus proyectos.
El cronograma o diagrama de hitos consiste en un gráfico horizontal que representa las fases o etapas más relevantes de tu proyecto. De esta manera, solamente tendrás que echar un vistazo para saber cuáles son, como su propia definición indica, los hitos más destacados.
Por ejemplo, aquí tienes un cronograma con los hitos que contempla llevar a cabo Ecuador en sus elecciones generales de 2025:
En definitiva, el cronograma es especialmente útil para la planificación de tareas, el cumplimiento y la entrega de actividades por fechas, la evaluación periódica del progreso y rendimiento en diferentes proyectos o la detección de problemas y aplicación de ajustes dentro los mismos.
Esto te permitirá tener una visión global de tus proyectos, enfocarte en tus objetivos sabiendo cuáles son tus prioridades y alcanzar los resultados esperados por parte de tu negocio.
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