Reunión de trabajo: tipos y cuál elegir para tu negocio

Las reuniones de trabajo son imprescindibles en cualquier empresa. Empleados y jefes se reúnen para exponer distintos puntos a tratar, nuevas tareas, cosas que deben cambiarse, repaso del rendimiento o cualquier otra cosa relacionada con el entorno laboral. ¿Sabías que hay distintos tipos de reuniones?

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Probablemente no, y eso es lo que vamos a explicarte en este artículo. Una reunión de trabajo puede organizarse de distintas formas y para elegir la mejor es necesario tener en cuenta cuál es tu tipo de negocio.

A continuación, te mostramos qué tipos de reuniones de trabajo existen y cuál es la ideal para el buen funcionamiento de tu empresa.

Reunión de trabajo: qué tipos hay

Como te adelantábamos, hay diferentes tipos de reuniones de trabajo y se clasifican en función de múltiples características: el rango de las personas que van a reunirse, su relación con el negocio, la temática a tratar, etc. Estos son los tipos de reuniones más habituales:

Según la naturaleza de la reunión de trabajo

• Reunión oficial: de la que existe un registro en el que se detallan los asistentes, los temas tratados, las decisiones tomadas y, en definitiva, todo lo que se haya hablado en la reunión que afecte a la empresa y a sus trabajadores.
• Reunión extraoficial: distendida para tratar algún tema poco relevante o que no tiene consecuencias directas para el funcionamiento del negocio. Ejemplo de ello puede ser una reunión para compartir ideas, planear una cena de empresa, organizar un afterwork, etc.
• Reunión interna: en la que participan aquellos trabajadores que forma parte de la plantilla de la empresa.
• Reunión externa: en la que no participan solo personas de la plantilla, sino que se tiene con otros que no son parte de ella, como proveedores, posibles socios o colaboradores o clientes.
• Reunión formal: en una reunión formal se tienen en cuenta una serie de cuestiones que se cumplen sin excepción, como el sitio y la hora o los temas a tratar. El carácter formal de una reunión se debe a que el objeto de esta es relevante para la empresa.
• Reunión informal: son en las que se busca crear equipo o hacer Team Building, que el personal se conozca mejor y charlar sobre temas que, si bien pueden mejorar el ambiente, no son especialmente relevantes.

Es muy importante, en este apartado, no confundir los términos formal e informal con oficial y extraoficial, algo que es bastante habitual.

Una reunión oficial puede ser informal, si se registran los asistentes y temas a tratar, así como una formal puede ser extraoficial, por ejemplo, si se reúne a un grupo de trabajadores en su primer día, sólo para darles la bienvenida o explicarles cómo funciona el sistema de trabajo.

Lo formal o informal tiene que ver con el tono de la reunión, mientras que el concepto de oficial está relacionado con el seguimiento que se haga, si se exige o no asistencia, etc.

Según el rango de los asistentes

• Reunión de ejecutivos: como su propio nombre indica, se trata de una reunión en la que participan los ejecutivos de una empresa, es decir, aquellos que ostentan un cargo de responsabilidad.
• Reunión de encargados: en una empresa mediana o grande, por debajo de los ejecutivos suelen estar los encargados, que son un rango intermedio entre los trabajadores rasos y los ejecutivos. El objetivo es que los encargados tengan una charla son su superior sobre estrategias de trabajo, problemas a tratar, etc.
• Reunión de trabajadores: tienen como protagonista a los empleados, aunque también pueden asistir encargados y ejecutivos. En ellas, se instruye a los empleados sobre una o varias cuestiones, se les pide un reporte de su trabajo o se tratan temas relacionados con la productividad entre otras cosas.

Según el objetivo de la reunión

• Reunión de toma de decisiones: cuando el objetivo es tomar decisiones relevantes para la empresa, estas se conocen como reunión de toma de decisiones.
• Reunión informativa: cuando no se pretende tomar una decisión sino solo trasladar información importante, las reuniones se conocen como informativas.

Qué tipo de reunión de trabajo elegir para tu negocio

Obviamente, el objetivo de este artículo no es que elijas un único tipo de reunión para tu negocio, ya que dependiendo del objetivo lo ideal es tener en cuenta varios de ellos. No obstante, dependiendo de la clase de empresa que tengas, sí hay algunas que puedes descartar.

Por ejemplo, en un negocio pequeño en el que tú eres el jefe y tienes un grupo reducido de personas a tu cargo, sin intermediarios, tiene poco o ningún sentido considerar una reunión de encargados, puesto que no los hay.

Aquello que sí puede adaptarse mejor a tu forma de trabajar es el concepto de formalidad. Si quieres tener un trato específico con tus empleados para motivarlos, lo lógico es convocar de vez en cuando reuniones informales, buscando empatizar con ellos y que haya confianza en el equipo.

Otros líderes empresariales optan por un tono más formal, lo que les garantiza cierta distancia entre empleado y jefe que, al mismo tiempo, puede ser positiva a la hora de mejorar la productividad en tu negocio.

En todo caso, es importante que el trabajador sepa que puede acudir a su superior si tiene un problema, duda, o cualquier cosa que afecte a su trabajo, así como mantener un ritmo constante de reuniones para estar muy al tanto de cómo evoluciona la plantilla.

Organizar buenas reuniones de trabajo te ayudará, sin duda, a aumentar la productividad dentro de tu empresa. En Yoigo Negocios te damos todas las claves para conseguirlo. Si quieres saber más, visita nuestra web o llámanos al 900 622 700 y deja que te informemos.