Gastos por desplazamiento: ¿cuándo hay que pagar al empleado?

Muchos empleos requieren que el empleado se desplace a otro punto geográfico, ya sea de durante un periodo de tiempo corto, o largo. Los viajes que realizan empleados como comerciales, directivos, periodistas, etc., generan una serie de gastos que la empresa debe cubrir si así lo determina el convenio colectivo.

No obstante, es un concepto que puede generar ciertas dudas: ¿se abonan dietas por desplazamiento? ¿se incluye un concepto en la nómina? ¿es obligatorio proporcionar también vehículo?

En este artículo, resolvemos todas las cuestiones relacionadas con los gastos por desplazamiento y cuándo hay que pagar al empleado.

¿Qué son los gastos por desplazamiento?

Los gastos por desplazamiento, son aquellos que se generan cuando un trabajador tiene que realizar un viaje para el cumplimiento de su actividad laboral. Los costes de este tipo suelen incluir transporte, comida y alojamiento, y se conocen como dietas por desplazamiento.

Generalmente, si una empresa encarga a un trabajador una tarea que requiere desplazarse a otra zona geográfica, deberá cubrir estas. Así lo estipula el Estatuto de los Trabajadores, además de especificarse en algunos convenios colectivos.

Los gastos que debe asumir la empresa son los generados por una estancia temporal fuera del centro de trabajo.

Es importante señalar que, cuando se habla de transporte, no nos referimos a la trayectoria habitual del domicilio del empleado al lugar de trabajo. Este, se denomina Plus de Transporte, y se trata de un concepto extrasalarial.

Así pues, se debe diferenciar entre Plus de Transporte (un gasto que la empresa debe asumir solo si lo determina el convenio colectivo) y desplazamiento (un gasto obligatorio para la empresa).

Dentro de lo que se consideran gastos por desplazamiento, existen distintos tipos de costes. Cuando hablamos de un viaje de trabajo, estos se dividen en:

• Gastos de locomoción: estos son los relativos al medio de transporte utilizado, sea público (taxis, Uber…), vehículo propio (se cubrirá el combustible, desgaste, peajes, etc.), vehículo de renting (a cargo de la empresa), aviones o trenes.
• Gastos de manutención: la manutención hace referencia a la alimentación, e incluye todos los gastos relativos a la comida.
• Gastos de estancia o alojamiento: si el trabajador tiene que pernoctar en el lugar al que se ha desplazado, los gastos generados en el hotel o vivienda donde se quede también deben correr a cargo de la empresa.

Los gastos de manutención pueden conllevar algunas excepciones ya que, dependiendo de la empresa, algunas se harán cargo del total de la alimentación, mientras que otras se limitarán a cubrir las comidas dentro del horario laboral.

¿Cuándo debe la empresa pagar al empleado?

Lo que indica al respecto el Estatuto de los Trabajadores, como ya hemos indicado, es que la totalidad de gastos generados con motivo del desplazamiento del trabajador, deben correr a cargo del empleador.

Respecto a cómo y cuándo hacer el abono de dichos gastos, hay varias formas de proceder, en función de la gestión laboral que se decida:

• Modelo fijo: con este modelo, se fija una cuantía fija diaria que la empresa pagará al trabajador para agilizar el proceso y no tener que esperar a que este justifique los gastos con cada factura.
• Modelo de justificación: al contrario que el anterior, en este caso el trabajador deberá pedir factura por cada gasto que realice, y presentarlas a la empresa para percibir el importe correspondiente.
• Modelo Mixto: este modelo, combina los dos anteriores.

Se elija un modelo y otro, a la hora de pagar al trabajador, se puede hacer esencialmente de dos formas, debiendo contabilizarse ambas:

• Incluyendo el pago en la nómina: en este caso, se incluirán las dietas en un concepto diferente al salario. En este caso, el trabajador normalmente abona los gastos y la empresa lo compensa en la nómina una vez justificados.
• Pagando directamente la empresa: existe también la posibilidad de que la empresa haga el abono directo, en función de lo que estipule el convenio colectivo.

A efectos de contabilidad, el primer abono se incluye como gasto en una subcuenta del número 640 del Plan General de Contabilidad. El segundo, divide el alojamiento y manutención, que irían a la cuenta 627 (Publicidad, propaganda y relaciones públicas) y los gastos de locomoción, que irían a la cuenta 629 (otros servicios).

¿Qué gastos se excluyen del desplazamiento?

No todos los gastos que genere un trabajador desplazado deben ser asumidos por la empresa. Están excluidos los siguientes:

Multas

Las multas por aparcamiento, tráfico, etc., se consideran responsabilidad del trabajador y por tanto deberá abonarlas él mismo.

Traslados con vehículo propio

Si el trabajador viaja con su propio coche, dentro del horario laboral, la empresa pagará el combustible y lo equivalente de seguro, desgaste, etc., pero excluyendo los desplazamientos que no tengan que ver con el trabajo.

Comidas fuera del horario laboral

La empresa no tiene la obligación de cubrir los costes de alimentación fuera del horario de trabajo.

Invitaciones

Las dietas son únicamente para el trabajador. Si este utiliza el importe para invitar a otra persona, perdería el derecho a percibirlas.

Gastos innecesarios para el trabajo

Cualquier gasto realizado en el viaje no imprescindible, queda excluido (ir de compras, por ejemplo).

¿Son deducibles los gastos por desplazamiento?

La empresa o el autónomo tienen derecho a una deducción del IRPF si se cumple con una serie de requisitos. Para empezar, los gastos por desplazamiento deberán ser por viajes de trabajo inferiores a 9 meses de estancia, y fuera del lugar de trabajo y residencia habitual.

Cuando el trabajador viaja en su propio vehículo, se puede deducir un máximo de 0,19 € por kilómetro. En caso de viajar en transporte público, el gasto es totalmente deducible, es decir, está exento de IRPF.

También queda exento de IRPF cualquier gasto de alojamiento, siempre que no se supere la cuantía de 53,34 € diarios (si se viaja a España) o 91,35 € diarios (si se viaja al extranjero).

Cuando no hay alojamiento, los gastos por desplazamiento se deducen siempre que no superen los 26,67 € diarios (en España) o 48,08 € diarios (en el extranjero).

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