La RAE define "burocracia" como la “organización regulada por normas que establecen un orden racional para distribuir y gestionar los asuntos que le son propios”. Pero, para la mayoría , es ese monstruo silencioso que retrasa nuestras gestiones.
En el ámbito empresarial, los trámites burocráticos suelen ser incluso más densos y complejos que en el caso de un particular. Con el objetivo de agilizarlos, las empresas pueden delegar algunas acciones a terceros.
Ahora bien, para actuar en nombre de una sociedad, en ocasiones es necesaria la firma de un poder notarial.
Qué es un poder notarial
El poder notarial, como su propio nombre indica, es un documento público firmado por un notario. Sirve para que una persona física o jurídica, conocida como poderdante, designe a un tercero, denominado apoderado, como su representante.
Con ello el interesado le cede al tercero la potestad de actuar en su nombre en determinados actos jurídicos (recordemos que cualquier trámite legal en España requiere de presencia física).
El apoderado podrá, de esta forma, representar al poderdante en aquellas gestiones que se hayan autorizado. Para demostrar dicha autorización, este tendrá que enseñar una copia del documento firmado por el notario.
Los poderes notariales son unilaterales, lo que quiere decir que la persona física o jurídica que otorga la potestad no necesita contar con la autorización del apoderado.
Por otra parte, el poderdante no tiene que estar presente en ningún acto jurídico, ya que ha otorgado el derecho a que lo representen y actúen en su nombre. Es decir, que se libera por completo de la responsabilidad.
Cabe destacar que un poder notarial dispone de reconocimiento internacional, aunque para ello debe complementarse con un documento adjunto llamado apostilla, que certifica su autenticidad.
La apostilla de La Haya, por ejemplo, reconoce jurídicamente los poderes emitidos en países firmantes del Convenio de La Haya (actualmente casi todos). Esto es más complejo porque depende de cada normativa, pero vale para que lo tengas presente.
Los requisitos para solicitar un poder notarial como poderante son los siguientes:
- Ser mayor de edad
- Estar en pleno uso de sus facultades mentales
- Tener el DNI en regla.
Bastará con que acuda a un notario, sin necesidad de la presencia del apoderado ni de ponerlo en conocimiento acerca del trámite. ¿Qué pasa en el caso de las empresas?
Cómo solicitar un poder notarial para una empresa
En el caso de las sociedades, cuando hablamos de apoderados hay que establecer una diferencia clara entre estos y la figura del representante legal o administrador.
Al formar una empresa se constituye legalmente y se designa a una o varias personas para este cargo. Esta será quien tenga, en principio, la potestad para realizar todos los actos jurídicos en nombre de la sociedad.
En lo referente a los poderes notariales, la persona que legalmente debe solicitarlos y firmarlos es precisamente el administrador. Por lo general esta gestión tiene el objetivo de agilizar las cuestiones burocráticas.
La solicitud se realiza de la misma forma y con los mismos requisitos que un particular:
- El administrador deberá acudir al notario con su DNI en vigor y el documento que lo acredite como representante legal de la compañía a nombre de la cual se solicita el poder notarial.
Lo primero que recoge el documento del poder notarial son los datos del poderdante. En este caso, aparecerían los del administrador, así como de la empresa:
Lo siguiente, son los datos del autorizado o autorizados. En caso de ser una única persona, los datos de esta serán suficientes. Si, por otro lado, se concede un poder notarial a varias personas, el documento deberá recoger a todas ellas.
Las potestades pueden dividirse o bien exigir el acuerdo de todas las partes o un porcentaje de ellas para que el acto jurídico se lleve a cabo. Aunque suene raro, es algo bastante común.
Actualmente existe la posibilidad de solicitar un poder notarial online a través de notarías que ofrecen este servicio digital, sin la necesidad de desplazarte a la oficina física.
Tipos de poderes notariales y funciones en la empresa
Existe un poder notarial general que autoriza al apoderado a realizar una serie de actos jurídicos. Hay tres tipos de poderes notariales generales.
Poder general para Pleitos
Este documento permite al apoderado representar a una empresa en toda clase de juicios, así como para cuestiones relacionadas con los cobros.
Poder General para Actos de Administración
Este poder está relacionado con todo lo relacionado con la administración de los bienes e intereses de una empresa.
De ese modo, el apoderado podría gestionar cualquier tema relacionado con los diferentes negocios de una compañía o sus cuentas bancarias. Sin embargo, no sirve para comprar o vender propiedades.
Poder General para Actos de Dominio
Este es quizás el más complejo, ya que permite realizar compras, ventas, hipotecar inmuebles, realizar donaciones, etc.
Según el Código Civil, el apoderado que disponga de este poder notarial tiene la potestad de actuar como dueño de la empresa, por lo que es muy importante asesorarse bien antes de solicitarlo.
Aunque los poderes generales son los más habituales, por una cuestión práctica, lo cierto es que una empresa puede limitar las funciones de los apoderados. ¿Cómo? Mediante los poderes notariales especiales.
Este tipo de documento otorga la potestad de realizar un acto jurídico concreto, y tiene la particularidad de extinguirse una vez se haya realizado dicho acto.
Por tanto, si, como administrador de una empresa, necesitas que alguien te sustituya en la firma de algún documento importante o en cualquier otra cuestión, puedes solicitar este tipo de poder y limitar así las funciones de tu representante.
Cuánto cuesta un poder notarial
Los notarios ejercen como funcionarios públicos, por lo que sus tarifas están reguladas. Esto quiere decir que ofrecen los mismos precios por los mismos servicios, con la posibilidad de aplicar un pequeño porcentaje de descuento a los clientes.
¿De cuánto hablamos? El precio de un poder notarial varía en función del tipo, aunque oscila entre los 25 y los 50 euros.
Los poderes generales para pleitos tienen una tarifa mínima de 15 euros, mientras que el resto de los poderes son 30 euros. No obstante, esta cantidad puede aumentar si se solicita por ejemplo una tramitación urgente, o una apostilla de La Haya.
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