Diagrama de Gantt: ventajas y cómo crear uno para tu empresa

Si algo tienen en común todos los empresarios y autónomos, además de su filosofía emprendedora, es la capacidad para crear y gestionar proyectos y aprender a aprovechar bien el tiempo que tienen. Para ello, existen herramientas de planificación que ayudan, como el diagrama de Gantt, y tienen muchas ventajas.

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Este diagrama, creado a principios del siglo XX por el ingeniero Henry Gantt, ha revolucionado por completo el mundo de los negocios siendo un pilar fundamental en la organización y seguimiento de diversos proyectos. En este artículo vamos a explicarte para qué sirve y cuáles son sus ventajas para tu empresa.

Qué es el diagrama de Gantt y características

El diagrama de Gantt es una herramienta gráfica que te ayuda a gestionar los diferentes proyectos de tu negocio, ya que te permite visualizar todas tus tareas y planificarlas en función del tiempo y otros recursos que tengas a tu disposición.

Dicho de otra forma, el diagrama te muestra la lista de tareas que debes realizar y que están ordenadas en una línea temporal. En cuanto a su estructura, este tiene una serie de barras horizontales que representan las tareas y la longitud de las mismas hace referencia a la duración de cada una de ellas.

Para que te hagas una idea, aquí tienes un ejemplo de cómo debe ser tu diagrama de Gantt, aunque siempre puedes personalizarlo según cuáles sean las necesidades de tu empresa:

Como ves, cada barra horizontal representa una tarea concreta y la longitud de cada una de ellas se refiere a su duración, es decir, su fecha de inicio y su fecha de finalización. Estas son las principales características que debes tener en cuenta a la hora de crear tu diagrama:

• Visualización clara de tareas: el diagrama de Gantt ofrece una representación visual muy clara y concisa del proyecto, lo que facilita la comprensión de las diversas tareas que hay y el tiempo que conlleva cada una de ellas.

• Identificación de prioridades: este paso te permite identificar las tareas críticas, es decir, aquellas que son prioritarias y cuyo retraso afectaría al tiempo total del proyecto. Por eso es muy importante resaltarlas de alguna forma en el diagrama, poniendo el foco en ellas.

• Seguimiento del progreso: después es fundamental que estés atento a los avances de tu proyecto, por lo que podrás hacer una comparativa entre las expectativas que tenías al principio y el progreso real. Al final, esto te permitirá mejorar en tus próximos proyectos.

• Flexibilidad y rapidez: ser flexibles es otra de las características principales del diagrama de Gantt. Esto se debe, fundamentalmente, a que el diagrama fue diseñado inicialmente en papel y después se pasó al formato digital, por lo que puede editarse con mayor eficiencia.

• Comunicación: comunicar de forma efectiva es otra de sus ventajas. Como sabrás, para ser un buen empresario es importante saber comunicarse con todas las partes implicadas en tu proyecto.

Cómo crear tu Diagrama de Gantt, paso a paso

Ahora que ya sabes qué es el diagrama de Gantt y cuáles son sus funciones principales, vamos a contarte cómo crear uno, paso a paso, para que no cometas ningún error y puedas aprovechar al máximo todos sus beneficios.

Define tu lista de tareas

Este es el primer paso. Antes de empezar a crear tu diagrama, te aconsejamos hacer una lista con todas las tareas que tienes que realizar. De esta forma, después te será mucho más fácil colocar cada una de ellas en el diagrama y que puedas empezar a llevarlas a cabo de manera ordenada.

Indica la duración de tus tareas

Una vez que tengas tu lista de actividades, asigna el tiempo que crees que durará cada una de ellas. La duración no tiene por qué ser exacta, pero sí hacer una estimación que te permita planificar tu proyecto desde un inicio. Más tarde, si lo necesitas, podrás modificar el tiempo según tus prioridades y necesidades.

También ordena tus tareas por fechas, de forma que puedas ver de un solo vistazo la fecha de inicio y de finalización de cada una de ellas.

Usa una hoja de cálculo o software

Después, te será de gran utilidad usar una hoja de cálculo en Excel o bien utilizar algún programa de software especializado para crear diagramas de Gantt. Por suerte, en Internet encontrarás una amplia variedad de apps y herramientas que te ayudarán a organizar tus tareas.

Representa tus tareas en el diagrama

A continuación, si has seguido bien los pasos anteriores, ya puedes crear tu diagrama de Gantt. Aunque siempre puedes hacerlo a mano, lo más rápido es que utilices una aplicación desde tu móvil u ordenador.

Añade los hitos más importantes

Otro elemento que no puede faltar en tu diagrama es el de hitos más importantes. Se refiere a aquellos hechos relevantes que pueden influir directamente en el desarrollo de tus proyectos, por lo que deberás indicar los hitos mediante símbolos o colores.

Personaliza tu diagrama de Gantt

Para que tu diagrama sea mucho más claro, tanto para ti como para los empleados y/o colaboradores en tu empresa, es fundamental que siempre lo adaptes a las necesidades concretas que tengas. Para ello, puedes añadir colores, etiquetas y otros recursos gráficos que faciliten la comprensión del mismo.

Actualiza el diagrama

Por último, no olvides actualizar tu diagrama de Gantt y de hacerlo en tiempo real: la lista de tareas, su duración y las actividades que dependan de la tarea principal. De lo contrario, la información quedará obsoleta y su función, que es organizar tareas y gestionar el tiempo, no se cumplirá.

Ventajas del diagrama de Gantt para tu empresa

Si te ha quedado claro cómo utilizar el diagrama de Gantt, apunta cuáles son sus ventajas más importantes por las que deberías crear uno en tu negocio:

Ahorrar tiempo

¿Existe algo más útil para una empresa que ahorrar tiempo? Sin duda, este es uno de los recursos más valiosos de cualquier negocio, por lo que aprender a gestionarlo es fundamental. Si el empresario consigue optimizar su tiempo, también conseguirá reducir el tiempo de trabajo de sus empleados.

Asimismo, el ahorro de tiempo se puede traducir en ahorro de costes o, lo que es lo mismo, de dinero que la empresa destina a crear productos o servicios de valor que le permitan aumentar sus ventas. Esto también hará que se reduzcan las cargas de trabajo y que crezca la productividad empresarial.

Simplificar la toma de decisiones

Por otro lado, facilitar la toma de decisiones a los miembros del equipo es crucial para que los proyectos puedan salir adelante con éxito. El diagrama de Gantt te permitirá simplificar esta tarea, ya que podrás visualizar rápidamente el estado de tu actividad en tiempo real y saber qué hacer en cada momento.

Satisfacción de tus clientes

En definitiva, el diagrama te ayudará a ser mucho más productivo en tus tareas y cumplir con los plazos de entrega, por lo que serás capaz de satisfacer las necesidades de tus clientes y serán fieles a tu marca.

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