En plena era digital, gestionar los archivos digitales se ha convertido en una necesidad esencial para todas las empresas. Da igual si hablamos de pymes o de grandes negocios. Prácticamente todas las organizaciones ya han implementado un Digital Asset Management. Descubre cómo utilizarlo y sus ventajas.
Como habrás podido comprobar, la digitalización ha llegado para quedarse. Es por eso que gestionar adecuadamente tus documentos, imágenes, vídeos y otros archivos multimedia te ayudará mucho a agilizar tus tareas diarias. Además, tu ciberseguridad en el entorno empresarial estará 100% garantizada.
Digital Asset Management o cómo gestionar tus archivos digitales
El Digital Asset Management (DAM) es un sistema que almacena, organiza y permite recuperar archivos digitales de manera centralizada y eficiente. Estos archivos pueden ser cualquier tipo de contenido digital: imágenes, vídeos, audios, documentos o presentaciones, entre otros.
Un sistema DAM no es simplemente un repositorio de archivos, sino que ofrece herramientas que permiten a los usuarios buscar, etiquetar y compartir estos activos de forma rápida y segura. Como veremos después, esto facilita la colaboración y gestión del contenido dentro de una empresa.
A partir de ahí, los usuarios pueden acceder a estos activos a través de una plataforma web o una app específica. En resumen, el DAM está compuesto por los siguientes elementos:
- Carga de archivos.
- Organización y etiquetado.
- Búsqueda y recuperación.
- Accesibilidad y permisos.
- Distribución y colaboración.
Ventajas de implementar un Digital Asset Management en tu negocio
Ahora que ya sabes cómo funciona un DAM, estos son sus principales usos y beneficios para cualquier empresa que quiera introducir este sistema en su organización:
Ahorro de tiempo
Una de las principales ventajas de este sistema es la capacidad de reducir el tiempo que dedicas a tareas repetitivas como la búsqueda de archivos. Aquí es donde el Digital Asset Management puede ayudar a tus empleados a encontrar rápidamente la información que necesitan.
Optimización de recursos
Además, el DAM permite que los activos digitales puedan reutilizarse una y otra vez, en lugar de crear nuevos contenidos constantemente. Esto es especialmente útil, por ejemplo, en agencias de marketing y medios de comunicación que utilizan con frecuencia contenidos audiovisuales y multimedia.
Colaboración
Este sistema también facilita la colaboración entre equipos al centralizar todos los archivos en una misma plataforma. A través del Digital Asset Management, puedes compartir archivos y utilizarlos de forma segura. Además, siempre accederás a la versión más actualizada de estos.
Seguridad
Asimismo, las empresas pueden controlar quién tiene acceso a determinada información, estableciendo los permisos correspondientes. Esto se utiliza, sobre todo, cuando se trabaja con datos sensibles o confidenciales que puedan comprometer la seguridad del negocio y sus empleados.
Escalabilidad
A medida que crezca el volumen de archivos, este sistema garantizará que la empresa pueda seguir manejando sus datos sin perder eficiencia. Por eso, decimos que se trata de una solución escalable.
Consejos para implementar un Digital Asset Management en las empresas
Implementar un Digital Asset Management no es simplemente instalar un software. Se trata de un proceso más complejo, por lo que requiere una planificación estratégica por parte de la empresa para que sea realmente eficiente. Te damos algunas recomendaciones:
Identifica las necesidades de tu negocio
Antes de implementar un DAM, deberás evaluar qué tipos de archivos maneja tu empresa y cómo está siendo su gestión actualmente. Esto te dará una pista importante sobre si realmente necesitas este sistema o si, por el contrario, ya cuentas con alguna herramienta que te ayude a alcanzar tus objetivos.
Ten en cuenta que, a diferencia de otras soluciones de almacenamiento en la nube como Dropbox o Google Drive, este sistema ofrece herramientas de búsqueda más avanzadas, versiones de datos más actualizadas y te permite controlar mejor los permisos de acceso.
Elige el software DAM adecuado
Puedes encontrar multitud de soluciones, por lo que probablemente si nunca has utilizado ninguna te preguntarás: ¿cuál elijo? Entre las plataformas más populares está Adobe Experience Manager (AEM), con numerosas ventajas:
Una vez elijas el DAM ideal para tu empresa, ya podrás empezar a utilizarlo. Para ello, no te olvides de cargar todos los archivos que necesiten los empleados, organizarlos por etiquetas y, sobre todo, colaborar en la formación de todos los miembros del equipo para que sepan cómo usarlo.
Optimiza el sistema
No se trata de implementar un Digital Asset Management y luego olvidarte de hacer un mantenimiento del sistema. Te aconsejamos revisar que todo funcione correctamente y, si es necesario, ajustar los diferentes parámetros de la herramienta para agilizar el trabajo.
El DAM no es la única herramienta digital con la que mejorar la eficiencia de tu empresa. Si quieres saber más, en Yoigo Negocios estarás al día de todas las novedades relacionadas con marketing y ventas en numerosos sectores del mercado. Entra en nuestra web o llama ya al 900 622 500 e infórmate.
