Sociedad inactiva: obligaciones y responsabilidades de las pymes

Aunque la empresa cese su actividad de forma temporal o indefinida sigue teniendo ciertas responsabilidades ante la AEAT.


Constituir una sociedad es el primer gran paso de todo empresario. Hacerlo conlleva asumir una serie de obligaciones legales y fiscales.Hay ocasiones en las que, estos proyectos no continúan adelante.

La persona o personas al frente se ven obligados a disolver la sociedad, o bien, a dejarla inactiva. Como su propio nombre indica, una sociedad inactiva es aquella que está constituida pero no tiene ninguna actividad económica.

El motivo habitual por el que se mantiene inscrita, no obstante, suele deberse a la intención de reanudar su actividad en el futuro. Pero, ¿existe alguna obligación de tributar si no se está facturando? Te lo contamos.

Ventajas de declarar una sociedad inactiva

Cuando un proyecto empresarial no puede continuar adelante, lo más habitual por parte del empresario o empresarios tomen la decisión de liquidar la sociedad.

En ese momento, tendrían que llevar a cabo una serie de trámites como redactar un acta con el acuerdo de disolución, hacer un inventario, operaciones de liquidación (como pagar a los proveedores), la baja censal de Hacienda y otras muchas cosas.

Todo esto se conoce como gastos de disolución. En caso de querer reanudar posteriormente la actividad de la empresa, habría que pagar nuevamente por la constitución de esta.

La ventaja principal de una sociedad inactiva y no liquidada es la de ahorrarte los costes. No tendrás que pagar ni por disolverla y ni por constituirla de nuevo en caso de reanudar la actividad laboral.

Por otro lado, para declararla inactiva únicamente hay que comunicar a Hacienda el cese de la actividad laboral. Es, por tanto, más ventajoso a nivel económica declarar tu empresa como inactiva?

Veamos cuáles son las obligaciones de las pymes inactivas para descubrirlo.

Cómo declarar inactiva una sociedad

Antes que nada, si los socios son varias personas, tendrán que aprobar el cese de actividad en una Junta General, o no podrían seguir adelante con el trámite. Una vez hecho esto, tendrán que comunicarlo a Hacienda.

Modifica el modelo 036

Te vamos a especificar cuáles son las casillas a las que tienes que prestar especial atención para no cometer errores.

Marca la casilla 140

Busca el apartado en el que dice “Dejar de ejercer todas las actividades empresariales y/o profesionales (personas jurídicas y entidades de sin disolución. Entidades inactivas).

Marca la casilla 141

En esta debes indicar la fecha en que cesas la actividad. El plazo para presentar este modelo modificado es de un mes desde la finalización. Al hacerlo, te liberas de ciertas obligaciones como empresario, pero no significa que no sigas teniendo otras.

Empresa cerrada

Obligaciones fiscales

Aunque tu empresa cese su actividad sigues teniendo unas obligaciones con la Agencia Tributaria.

Impuestos e IVA

Al declarar una sociedad inactiva, dejas de tener la obligación de declarar el IVA trimestral, así como el resumen anual correspondiente.

Sin embargo, ten en cuenta que si cesas la actividad el 31 de agosto, no tendrás que declarar el IVA del último trimestre, pero sí anual. Esto se debe a que la empresa ha trabajado durante ese periodo.

Respecto al impuesto de sociedades, no es algo de lo que puedas olvidarte por el hecho de que tu empresa deje de tener actividad. Al seguir estando registrada, deberás continuar presentando el modelo de declaración, aunque no se abonaría cantidad alguna.

En dicho modelo, se marcaría la casilla número 26 con la opción “entidad inactiva”. Cuando cesas la actividad con el año ya empezado, tendrás que hacer la declaración normal del impuesto de sociedades, al igual que sucede con el IVA.

Empresario haciendo la declaración de la renta

Retenciones

Otra cuestión la que debe tenerse mucho cuidado. La empresa tendrá que aplicar las retenciones correspondientes a los profesionales que sigan prestando sevicios. El gasto que supongan esos servicios no sería deducible.

La liquidación e ingreso de las retenciones se realiza a través del modelo 111 de Retenciones y pagos a cuenta del IRPF.

Si la sociedad quiere vender alguna existencia como pueda ser el mobiliario, no podrá hacerlo mientras esté declarada como inactiva. No es posible recibir ningún ingreso en esas circunstancias.

Vender inmueble

Por lo tanto, tendría que darse temporalmente de alta, para volver a cesar la actividad una vez esté realizada la venta. Recuerda que habrá que presentar declaración trimestral y resumen anual del IVA.

En el ámbito mercantil, la sociedad sigue teniendo la obligación de llevar la contabilidad, legalizar los libros, aprobar las cuentas en Junta General. También tiene que depositarlas en el Registro Mercantil. No hacerlo es objeto de sanción.

Cuando la inactividad se extiende durante un año, tendrá la obligación de disolverse.

Qué sucede en caso de incumplir alguna de las obligaciones

Si pasado el año la sociedad no se disuelve, la responsabilidad recae sobre el administrador, que tiene un plazo de dos meses desde que ese año haya pasado para convocar a la junta, que deberá aprobar la disolución.

Asimismo, son también los administradores los responsables de hacerse cargo de las deudas contraídas en caso de no cumplir con cualquiera de las obligaciones tributarias mencionadas en el apartado anterior.

Esto incluye la sanción por no presentar las cuentas anuales, además del resto de responsabilidades.

Antes de decidirte a liquidar una empresa o declararla inactiva, debes entender su diferencia.

Claramente, la segunda opción es más fácil y rápida, ya que a priori no requiere trámites tales como hacer un balance de liquidación, inventario, etc.

No obstante, lo que tienes que valorar es hasta qué punto crees que la actividad vaya a reanudarse.

Si es una cuestión de semanas o meses, la opción de la inactividad es lo más práctico. Por otro lado, si el proyecto no está funcionando y no sabes hasta qué punto lo hará en el futuro, declarar la inactividad no te liberará del resto de obligaciones.

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