En muchas empresas ya lo han bautizado como ‘reunionitis’. La tendencia a convocar reuniones continuamente con diferentes equipos hasta el punto de que los trabajadores no tienen tiempo real y efectivo para trabajar individualmente.
Normalmente, las reuniones deberían ser informativas o analíticas y tener un propósito concreto. En caso contrario, quizás deberías plantearte si mantener ese encuentro.
Si en tu oficina se multiplican las reuniones y sientes que no tienes tiempo para realizar las tareas propias de la jornada porque te ves envuelto en un bucle de encuentros… ha llegado el momento de frenar.
No se trata de mantener menos o más reuniones, sino de que todas las que tengas sean efectivas y el tiempo invertido sea un tiempo de provecho, no minutos malgastados.
Vamos a darte algunos consejos para que puedas mejorar las reuniones de trabajo y así ser más eficiente con tu tiempo y el de los demás.
Por qué debes mejorar las reuniones de trabajo
A veces no es fácil mantener reuniones eficientes: muchas se van por las ramas, no tienen un objetivo concreto, tienen decenas de objetivos inabarcables, acude demasiada gente o no está la gente que debería.
En definitiva, preparar y organizar una reunión es un arte, pero si lo haces bien las primeras veces luego es muy fácil seguir la tendencia.
No debes olvidar que las relaciones sociales y la puesta en común de diferentes asuntos es un elemento fundamental de tu trabajo, pero no es el único ni el más importante. Si empiezas a mantener reuniones eficientes, comprobarás como tu tiempo de trabajo se ensancha.
Si tienes una pyme, en última instancia, tener buenas y efectivas reuniones de trabajo en la empresa mejorará notablemente la productividad de tus empleados. Más que nada porque tendrán más tiempo disponible para operar.
¿Reunión de trabajo? Establece un objetivo concreto y convoca a las personas adecuadas
Puede parecer una perogrullada, pero muchas empresas no son conscientes de la cantidad de reuniones que se convocan sin tener muy claro el objetivo de las mismas.
Del mismo modo, se tiende a convocar a las reuniones a gente implicada en mayor o menor medida en los temas que se van a tratar sin invitar en muchos casos a toda la gente clave para un proyecto.
Para que una reunión sea buena debe tener un objetivo muy claro y marcado que conozcan todos los participantes y deben estar presentes idealmente todos aquellos perfiles con poder de decisión en el tema que se vaya a tratar.
Una reunión entre empleados para decidir algo que no está en sus manos es una reunión poco fructífera. Por eso, debería estar un responsable de proyecto o alguien con poder para la toma de decisiones, si ese es el objetivo de la misma.
Las reuniones pueden ser informativas, consultivas, de lluvia de ideas, de coordinación, de avance de proyecto o de toma de decisiones. En cualquiera de los casos, la persona que convoca no debe perder de vista el objeto y convocar a todas aquellas personas involucradas.
Mantén el liderazgo y un hilo conductor para reuniones eficientes
Asimismo, es recomendable que alguien actúe como conductor de la reunión entre los temas que se van a tratar o la orden del día y los compañeros presentes en la reunión, de una o diferentes áreas de la empresa.
Es muy importante que exista un liderazgo claro para poder ir avanzando en los temas tratados en la reunión. En caso contrario, se puede caer en el riesgo de perder el foco rápidamente.
Esa persona, además, debería conseguir que todos los miembros convocados pudiesen expresar sus ideas sin que se alarguen demasiado las intervenciones y procurando mantener un equilibrio.
En definitiva, una persona debe actuar como líder y moderador de la reunión para conseguir un ritmo adecuado, delimitar los temas y un clima de trabajo positivo y constructivo.
Planifica y fomenta la preparación previa a la reunión de trabajo
Si eres tú quien convoca la reunión, debes planificarla con antelación, es la única manera de que salga bien y nadie malgaste su tiempo.
Es importante que en la convocatoria especifiques el objetivo de la reunión, así como la orden del día y dejes muy claro las personas responsables de cada tarea de cara al encuentro.
Así, si por ejemplo se va a evaluar la cifra de ventas de un mes concreto, tendrás que dejar claro quién lleva el informe desglosado. Además evitarás introducciones vacías o rodeos innecesarios.
En definitiva, debes coordinar que todos los participantes de la reunión lleven los deberes hechos para que sea fructífera.
Cíñete a la agenda y a los tiempos de la reunión
Una vez que has enviado el orden del día a los participantes, debes ceñirte a él. Si, posteriormente, en mitad de la reunión sale otro tema relacionado, tienes que ser capaz de centrar la reunión y dejar otros temas para otra ocasión.
En la agenda del encuentro se han fijado a priori una serie de asuntos que tratar y debería dar tiempo a tocarlos todos. Si, tras ello, sobra espacio para otras consideraciones, se pueden realizar al final.
En cualquier caso, es tu criterio profesional el que debe priorizar los temas intentando siempre respetar la agenda y establecer unos tiempos realistas que permitan cumplir con el orden del día.
Registra los avances y asegúrate de darle continuidad
Alguien presente en la reunión debería registrar lo que se ha tratado y lo que se ha acordado en la reunión para después redactar y enviar un acta a los interesados.
Esas actas son fundamentales para llevar un registro del trabajo y los responsables. Asimismo, es fundamental darle continuidad a los asuntos que se han tratado en la reunión si fuera necesario.
En definitiva, establecer reuniones ágiles y eficientes no es tan difícil. Solo debes cuidar que no se vayan por las ramas y sean foros de intercambio de ideas para avanzar en un tiempo limitado.
Huye de las reuniones periódicas sin metas concretas y busca siempre espacios de entendimiento en todos los proyectos y con todos los implicados, pero sin perder nunca de vista el objetivo.
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