En 2022 el Gobierno anunció la obligatoriedad para los autónomos de emitir facturas electrónicas. Esta nueva reforma corresponde a la Ley Crea y Crece, aprobada por el Senado en septiembre, y con entrada en vigor a partir de noviembre. Las adaptaciones serán sí o también.
Sin embargo, existe un plazo de adaptación para comenzar a implementar ciertas medidas. En concreto, la factura electrónica es obligatoria a partir del año 2023 para todas aquellas pymes y autónomos cuya facturación anual supere los 8 millones de euros.
Para el resto, este nuevo método de facturación será obligatorio a partir de 2025. Pero, aún así, es conveniente comenzar a familiarizarse con él desde ya, y evitar así sorpresas futuras.
¿Cómo son las facturas electrónicas?
Las facturas electrónicas, como indica su propio nombre, son facturas emitidas en formato electrónico. A todos los efectos, tiene las mismas implicaciones que una factura normal, lo que significa que esta medida no afecta a los plazos de cobro, impuestos, etc.
Sencillamente, se trata de un documento emitido electrónicamente y no en formato papel.
Como ya hemos comentado, de momento se trata de una obligación para aquellas pymes y autónomos con una facturación superior a 8 millones de euros anuales. Para los que facturen una cantidad inferior a esta, la factura electrónica no será obligatoria hasta el año 2025.
Pero, ¿cómo son estas facturas? ¿Deben emitirse en un formato especial o a través de un programa específico? ¿Deben enviarse a través de canales concretos? Estas son las dudas más habituales.
En primer lugar, cabe destacar que existen dos tipos de facturas electrónicas, en función del formato del archivo:
- En formato estructurado: se llaman así dado que se realizan a través de sistemas de facturación específicos, que generan los datos de forma automática. Se configura un software para que emita facturas con una información generada por el propio programa. El lenguaje utilizado habitualmente, es el formato XML, aunque hay otros.
- En formato no estructurado: las facturas electrónicas en formato no estructurado no se generan automáticamente, sino de forma manual, y habitualmente se trata de archivos PDF, que pueden realizarse digitalmente o escanearse en papel.
El motivo por el que la Ley Crea y Crece ha optado por establecer este tipo de facturación para empresas y autónomos, tiene que ver con cuestiones relacionadas con la eficiencia y el ahorro.
Ventajas de la factura electrónica para autónomos y pymes
Si eres autónomo o estás al frente de una pyme, y llevas mucho tiempo a acostumbrado a otro tipo de facturación, puede que no te entusiasme la idea de cambiar tu método de trabajo.
Sin embargo, la factura electrónica trae consigo una serie de ventajas que vamos a exponerte a continuación:
- Ahorro de costes: gracias al formato digital, podrás ahorrarte mucho en papel, por lo que las facturas electrónicas tienen un impacto tanto económico como medioambiental.
- Agilizan la gestión: al tratarse de un envío inmediato, el autónomo o pyme tiene la posibilidad de cobrar antes su trabajo.
- Mayor control: las facturas electrónicas permiten una trazabilidad mayor, ya que es posible localizarlas en los canales de envío, incluso tiempo después de haberlas emitido, lo que resulta positivo a la hora de realizar cualquier gestión administrativa.
- Ayudan al medioambiente: como ya hemos mencionado, la digitalización de documentos contribuye a la reducción del uso del papel, y por tanto a la protección del medioambiente.
Así pues, y aunque se trate de una reforma que implica que muchas pymes y muchos autónomos tengan que cambiar su manera de facturas, a largo plazo se trata de algo positivo.
De hecho, las estimaciones señalan que esta digitalización permite ahorrar a los autónomos alrededor de un 60% de los costes de facturación.
Cambios para el resto de los autónomos y pymes
De momento la factura electrónica es una medida exigible a los autónomos y las pequeñas y medianas empresas con una facturación superior a 8 millones de euros anuales. Para el resto, la obligación no será tal hasta el año 2025, por lo que tienen tiempo para adaptarse a la nueva situación.
Sin embargo, este cambio ya afecta también al resto de autónomos y pymes, aunque todavía no tengan que emitir facturas electrónicas. Y es que, para que se pueda enviar este documento digital, hace falta el consentimiento del receptor.
En otras palabras, si una pyme y autónomo te factura de manera electrónica, necesitará tu consentimiento para ello, y este afectará únicamente a una factura. Por lo tanto, tendrá que pedírtelo cada vez que te envíe una.
Este consentimiento, debe darse de forma expresa o tácita para poder recibir dichas facturas electrónicas. Por lo tanto, la Ley Crea y Crece ya te afecta, pese a que no te exijan facturar de forma electrónica hasta el año 2025.
Sanciones para autónomos y pymes por no usar la factura electrónica
La Ley Crea y Crece establece una serie de multas y sanciones para aquellas empresas o autónomos que no respeten las obligaciones digitales fijadas. Muy atento a las cantidades, ya que no son pequeñas en absoluto:
- Sanción de hasta 3.000 €: esta cuantía será impuesta como multa a las pequeñas y medianas empresas, así como los autónomos, por cada factura no emitida digitalmente.
- Sanción de hasta 6.000 €: esta será la multa por no registrar y no almacenar de forma correcta las facturas emitidas durante el plazo pertinente que establezca la ley.
- Sanción de hasta 24.000 €: la nueva Ley trae consigo una serie de exigencias fiscales y contables, que en caso de no cumplirse, llevarían a una multa de hasta esta cuantía.
- Sanción de hasta 60.000 €: así como las obligaciones fiscales y contables, también deben respetarse aquellas relacionadas con la seguridad y privacidad. En caso de incumplir alguna, por ejemplo, la relativa al consentimiento del cliente, la multa podría ser de hasta 60.000 €.
Concluyendo, tanto si facturas más de 8 millones de euros anuales como autónomo o con tu pyme, como si no, lo ideal es estar al tanto de las facturas electrónicas y todo lo que conllevan. ¿Y cuál es la mejor forma de hacerlo?
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