Cómo contratar a un empleado paso a paso en España

En caso de contratar un trabajador para tu empresa, tendrás que seguir una serie de pasos para afiliarle y darle de alta en la Seguridad Social.


Cuando una empresa crece, y el negocio aumenta como la espuma, el siguiente paso natural siempre es comenzar a contratar empleados.

De esta manera, el negocio podrá seguir asumiendo nuevos proyectos o productos, aumentando la cartera de clientes y engrosando el balance y la cuenta de resultados anualmente.

Una opción para disponer de una mayor fuerza de trabajo es colaborar con otras empresas y autónomos. En este caso, la ventaja radica en que tu empresa no tiene que hacerse cargo de las obligaciones como empleador en la Seguridad Social.

Sin embargo, esta opción también tiene sus desventajas y, cuando la empresa asume una serie de nuevos proyectos, lo más recomendable para desarrollar el negocio y que la empresa crezca es contratar nuevos empleados.

De esta manera, los trabajadores serán parte de la empresa, se identificarán con los valores de la misma y asumirán su misión, aportando talento y fortaleciendo la posición de la compañía.

Pero, ¿sabes cómo contratar nuevos empleados? Veámoslo en unos sencillos pasos.

Cómo contratar empleados

Aunque no es un proceso complejo, lleva consigo una serie de gestiones que no debes olvidar, dado que cualquier error puede acarrearte problemas legales.

Paso 1: Inscribe tu empresa en la TGSS

Si ya tienes algún trabajador a tu cargo, puedes saltarte este paso, porque significará que en algún momento hiciste el alta como empleador en la Seguridad Social.

Sin embargo, para empresas que van a contratar un trabajador por primera vez, el paso número uno es inscribir su empresa en la Tesorería General de la Seguridad Social (TSGG).

Esta inscripción es un acto administrativo necesario para que la TGSS asigne al empresario el Código de Cuenta de Cotización Principal (CCC), un número que identifica a la empresa en el sistema.

En caso de operar en varias provincias hay que solicitar un código secundario por cada una de ellas y, en el caso de que se contrate un trabajador con alguna peculiaridad en su cotización (diferente al Régimen General), también habrá que pedir un código especial.

Cómo se hace

La inscripción de la empresa en la Tesorería debe ser siempre previa a la contratación de trabajadores y hay que presentar el modelo oficial de solicitud, DNI del titular de la empresa y Número de Identificación Fiscal, entre otros.

En función de si eres un empresario individual, o un empresario colectivo o una sociedad, puedes consultar aquí la documentación que necesitas para dar este primer paso antes de contratar al primer trabajador en tu empresa.

documentación para inscribirse en la tgss
QUIÉN QUÉ
Empresario individual
  • Modelo oficial de solicitud - Modelo TA.6.
  • Documento identificativo del titular de la empresa, empresario individual o titular del hogar familiar.
  • Número de Identificación Fiscal en el que conste la Actividad Económica de la Empresa.
Empresario colectivo y sociedades
  • Modelo oficial de solicitud – Modelo TA.6.
  • Documento identificativo del titular de la empresa, empresario individual o titular del hogar familiar.
  • Número de Identificación Fiscal en el que conste la Actividad Económica de la Empresa.
  • Escritura de Constitución registrada o certificado del Registro (Libro de Actas en el caso de Comunidades de Propietarios).
  • Fotocopia del DNI o NIE de quien firma la solicitud de inscripción.

Además, puedes hacer todo esto de manera electrónica a través del sistema RED que facilita la Seguridad Social para empresas y profesionales. Eso sí, tendrás que disponer del certificado electrónico.

Paso 2: Afiliación del trabajador en la Seguridad Social

Lo segundo es asegurarse de que el trabajador está afiliado a la Seguridad Social y, en caso contrario, será necesaria su afiliación como segundo paso para contratarle.

En concreto, cualquier persona que empiece una actividad laboral por vez primera debe tener un número de afiliación (NAF) a la Seguridad Social, un número único y general para todos los Regímenes del Sistema.

Por eso, es un paso obligatorio para todos los empresarios que contraten a trabajadores que no tienen todavía este número.

Se puede realizar a instancia del empresario o del trabajador, en el caso de autónomos, así como de oficio, y debe hacerse siempre antes del inicio de la actividad laboral del empleado (eso sí, en ningún caso, antes de los 60 días previos).

  • Importante⚠️: la solicitud de afiliación surtirá efecto a partir del día en que se inicie la prestación de servicios por parte del trabajador (y no antes).

Paso 3: Alta del trabajador en el Régimen de la Seguridad Social

En tercer lugar, la empresa debe comunicar el alta del trabajador a la Seguridad Social, en el Régimen que le corresponda.

Con este paso, el empresario propicia la creación de una relación jurídica con la Seguridad Social, en la que tanto empresario como trabajador realizarán aportaciones económicas al sistema: las cotizaciones.

Del mismo modo, el alta en el Régimen que corresponda también genera automáticamente derecho a recibir las prestaciones correspondientes (desempleo, baja por enfermedad, incapacidad, jubilación, maternidad, etc.), según la situación laboral.

Para dar de alta a un trabajador en el Régimen General, que es el más común, debes rellenar el Modelo TA2/S, y lo puedes hacer hasta 60 días antes de que el empleado comience a trabajar.

Además, deberás facilitar datos como:

  • Nombre o razón social del empresario que promueve el alta
  • Código de Cuenta de Cotización del empresario
  • Régimen de Seguridad Social
  • Datos del trabajador
  • Grupo de cotización
  • Tipo de contrato

Paso 4: Alta y registro del contrato de trabajo

Una vez realizado todo lo anterior, queda poco para formalizar esta nueva relación laboral. De hecho, solo tendrás que registrar el contrato de trabajo y empezar a trabajar con tu nuevo empleado.

Tienes que legalizar –o dar de alta– el contrato de trabajo, un trámite obligatorio que tienes que realizar en un plazo no superior a 10 días desde la firma del contrato.

En ese momento, ya podemos decir que la relación laboral es legal a todos los efectos.

Paso 5: Cumplimiento de obligaciones con la Seguridad Social: ingreso de cuotas y aplicación de retenciones

Por último, no debes olvidar que la contratación de un trabajador obliga a la empresa a ciertos pagos a la Seguridad Social. Tendrás que ingresar las cuotas correspondientes a la entidad, tanto la parte de la empresa como la del trabajador.

Además, aunque no está directamente ligado con la Seguridad Social, también tendrás que aplicar las retenciones del IRPF en la nómina del trabajador e ingresarlas en la Agencia Tributaria en su nombre.

Recuerda que para no quedarse al margen de la ley lo mejor es mantenerse informado. Y de eso sabemos mucho en Yoigo Negocios. Entra en nuestra web o llama al 900 622 500 y hazte con la conectividad que te mereces.