Si tienes una microempresa o una pyme ya sabrás que una de las claves de su gestión es la distribución óptima de los recursos limitados. La organización de los medios humanos y materiales permite alcanzar la eficiencia en los procesos y, por lo tanto, mejores resultados.
Por eso, una de las opciones más utilizadas por las empresas es la posibilidad de externalizar aquellas tareas más engorrosas y que aportan menor valor añadido. Por ejemplo: el ingente trabajo administrativo en el que se apoya toda la actividad empresarial.
Absorber todas las tareas administrativas internamente implica el uso de numerosos recursos. Por eso, las empresas acuden cada vez más a la posibilidad de externalizarlas. Es decir, tener un Back Office en tu empresa que responda por todas aquellas tareas que no tienen relación directa con el cliente.
Qué es un Back Office
El Back Office es aquel departamento de la empresa, interno o externo, que realiza actividades de carácter administrativo necesarias para el buen funcionamiento de la empresa y que no implican contacto directo con el cliente.
En contraposición, las tareas que sí conllevan un contacto directo con el cliente están centralizadas en el Front Office y, en este caso, sí que es importante que la propia empresa lidere, ejecute y garantice un buen funcionamiento.
Sin embargo, a diferencia de las tareas del Front Office, el Back Office no requiere de un conocimiento profundo de la estrategia de la empresa ni requiere de una dirección interna. Lo que sí es importante es que un Back Office tenga experiencia contrastada en la gestión administrativa.
Principales tareas que realiza un Back Office
En función de las necesidades de la empresa, las tareas asumidas por el Back Office pueden ser más o menos, pero siempre son aquellos trabajos administrativos en los que descansa la actividad de la empresa.
Sin ellas, el negocio no podría funcionar. Son claves y fundamentales para el desarrollo de la actividad diaria, pero, al mismo tiempo, no requieren de especialización en la actividad empresarial, si no en la gestión y administración de empresas.
Te damos algunos ejemplos de tareas que puede asumir el Back Office y que podrías externalizar a través de un contrato con una empresa experta en este tipo de actividades.
En todos los casos, un Back Office externo requiere un coordinador de la empresa que pueda realizar un control y determinar las directrices de trabajo:
Tareas administrativas
Todas aquellas tareas repetitivas o procesos recurrentes de carácter administrativo que quitan mucho tiempo y recursos, pero que apenas aportan valor añadido a la empresa.
Gestión de facturas
La gestión de facturas es una actividad que puede llegar a adquirir una dimensión enorme. En estos casos, un Back Office puede encargarse de manera puntual de las facturas a pagar a proveedores.
Digitalización de documentación
En el caso de las empresas que todavía estén inmersas en un proceso de digitalización y de paso a un sistema totalmente digital, externalizar las tareas para afrontar la transformación digital es una de las mejores opciones.
Contabilidad y finanzas
La gestión contable y la gestión de tareas financieras también se pueden externalizar siempre que exista un control por parte de alguien de la empresa.
Contratación y recursos humanos
La contratación de personal, gestión de nóminas y otras tareas destinadas a los empleados (formación, mejora del clima de trabajo…) también se pueden incluir como funciones del Back Office que son fácilmente externalizables con resultados positivos.
Informática y sistemas
El departamento de tecnologías de la información (o IT, como se le conoce por sus siglas en inglés) también puede formar parte del back office, siempre que los recursos básicos de la empresa, los permisos y el control siempre se mantenga dentro de la empresa.
Ciberseguridad
En este sentido, servicios de ciberseguridad también pueden ser subcontratados y externalizados, siempre que, de nuevo, los activos de la empresa estén bajo su control.
En definitiva, las tareas de un Back Office son todas aquellas actividades que no requieren una gestión directa con los clientes y que, siendo básicas, son susceptibles de ser externalizadas.
Ventajas de externalizar el Back Office en tu empresa
Externalizar las tareas del Back Office puede ser muy ventajoso para tu empresa, dado que podrás dedicar los recursos a actividades de mayor valor añadido y aquellas de contacto con el cliente.
Aumento de la productividad
Permite una organización óptima de los recursos humanos, con una derivación a actividades procedimentales y producción empresarial que impactan en un aumento de la productividad de la empresa.
Reducción de costes
Los gastos pasan de ser fijos a variables, lo que permite la reducción de costes y la gestión más flexible de los mismos.
Aumento de la competitividad
En consecuencia, la reducción de costes permite aumentar la competitividad de los productos o servicios de tu empresa en los mercados y frente a la competencia.
Seguridad y cumplimiento normativo
La gestión del Back Office por parte de una empresa especializada en este tipo de servicios permite asegurar el cumplimiento de los estándares de seguridad y calidad necesarios que hay que implementar en la empresa.
Es una manera de asegurarse del cumplimiento de estándares internacionales como la ISO 27000 y garantizar el uso de medidas de seguridad adecuadas para proteger la información sensible de tu empresa y de tus clientes.
Profesionalidad y experiencia
Al externalizar las tareas del Back Office en una empresa experta en la gestión y administración de empresas también consigues servicios profesionales de años de experiencia.
Flexibilidad y escalabilidad
La externalización del Back Office te permite ganar mucha flexibilidad, pues los servicios contratados podrán aumentar o disminuir de manera flexible, en función de tus necesidades y las de tu empresa.
Tareas de valor añadido
La externalización de este tipo de tareas administrativas y de gestión permite a los directivos, gestores y personal de la empresa centrarse en tareas que aportan más valor añadido.
Como siempre, en Yoigo Negocios te damos todas las claves para que sepas cómo aprovechar al máximo los recursos de tu empresa y puedas aumentar tus ventas. Si tienes cualquier duda, visita nuestra web o llámanos al 900 622 500 y deja que te ayudemos.
