Los autónomos y las empresas, tienen que planificar detalladamente el tiempo de duración de cualquiera de sus actividades. Se trata de algo muy importante en términos de rentabilidad, productividad y disponibilidad.
Por ese motivo, cuando un cliente solicite cualquier servicio, junto al presupuesto debes proporcionar información sobre el tiempo estimado que tardarás.
El lunes .... a planificar un proyecto de larga duración muy interesante, @norherce , tenemos que pensar muy bien el tema
No obstante, esta tarea puede complicarse, ya que no es fácil saber cuánto tardaremos en llevar a cabo una actividad que todavía no hemos empezado.
Eso, sin tener en cuenta las posibles complicaciones que puedan surgir durante el trabajo y que pueden alterar significativamente la fecha de finalización. Por ello, vamos a proporcionarte una serie de herramientas que te ayuden a calcular la duración de un proyecto.
Por qué es importante saber la duración de una actividad
Como adelantábamos al comienzo, calcular el tiempo de duración de un proyecto importa en términos derentabilidad, productividad y disponibilidad. Vamos a explicarte esto con algunos ejemplos:
Rentabilidad
Cualquier negocio, a la hora de acometer un proyecto, necesitará una serie de recursos. Pueden ser material, mano de obra y, probablemente, el uso de otros recursos como instalaciones, maquinaria, etc.
Especialmente en lo referente a la mano de obra, el tiempo es algo que influirá en la cantidad total de gastos de la empresa.
Como es lógico, cuanto más tiempo tengas a los empleados trabajando, más tendrás que pagarles. Por este motivo, calcular el tiempo que durará un proyecto es tan importante.
Productividad
Otra de las razones que llevan a empresas y autónomos a estimar el tiempo que tardarán con una tarea o proyecto, está relacionada con la productividad.
Cuanto más productivos seamos, lo que implica hacer el mayor número de tareas en el menor tiempo posible (respetando por supuestos los estándares de calidad), mayor será el beneficio.
Disponibilidad
Este es otro de los puntos importantes de calcular el tiempo de duración de un proyecto. Pensemos, por ejemplo, en una empresa que se dedica a hacer reformas.
Al contar con un número limitado de recursos, no pueden atenderse las peticiones de todos los clientes a la vez.
Cliente: “Dime cuando estás disponible y te llamo”.
Yo: “Llámame cuando quieras”.
Cliente: “¿Estás disponible a las dos? Te llamo”
Yo: “Ok”
*Cliente no llama a las 2*
Una semana después:
Cliente: “Dime cuando estás disponible y te llamo”.
En este sentido, es importante calcular la duración de un proyecto para poder saber cuándo estarán los servicios de nuevo disponibles para el siguiente cliente.
Métodos para calcular la duración de un proyecto
Ahora que tienes clara la importancia de establecer la duración de un proyecto, vamos a hablarte sobre varios métodos que te ayudarán a calcularlo de forma aproximada.
De esta manera, podrás organizarte correctamente, ya seas autónomo o estés al frente de una empresa.
El diagrama de Gantt
Henry L. Gantt fue un ingeniero de Estados Unidos que concibió el llamado diagrama de gráfico de barras, con la intención de ayudar a planificar la duración de las actividades.
Este diagrama sirve para “dibujar” la duración de los proyectos, estableciendo así una fecha de inicio y una de finalización.
Para crear el gráfico, se parte de un eje de coordenadas. En la parte izquierda del diagrama, se colocan en vertical todas las tareas y subtareas que incluya el proyecto.
Posteriormente, en la parte de arriba se pone el tiempo de manera horizontal. Este puede expresarse en horas, días, semanas, meses o incluso años, en función de la magnitud del proyecto.
Teniendo en cuenta que el diagrama de Gantt se realiza antes de comenzar con las tareas en cuestión, se trata de una herramienta de planificación que sirve principalmente para marcar una serie de metas.
A fin de cuentas, en muchas ocasiones resulta complicado calcular el tiempo exacto que tardaremos en hacer algo, por lo que este gráfico funciona bien como deadline.
No obstante, para calcular de manera efectiva la duración, conviene combinar el diagrama con otros métodos.
El método CPM (Critical Path Method)
El método del camino crítico o CPM (por sus siglas en inglés), es muy útil en combinación con el diagrama de Gantt, ya que tiene en cuenta que un proyecto es un elemento vivo cuya duración puede sufrir variaciones.
Así pues, mediante este método se dibuja la duración de un proyecto representando dos elementos clave.
Con un círculo o cuadrado se plasma un acontecimiento, que no tiene ninguna duración. Por ejemplo, el inicio de un proyecto o su final, son acontecimientos.
Con una flecha o una línea se representan las tareas o actividades que deben llevarse a cabo para conseguir cada uno de los acontecimientos.
De estas, se estima el tiempo que se tardará en realizar cada una, teniendo en cuenta que son correlativas y dependientes entre sí, es decir, que algunas no podrán comenzarse hasta que se hayan terminado las anteriores.
Por otro lado, también deberás tener presente que algunas de estas tareas se solapan y realizan a la vez, lo que acorta el tiempo total del proyecto.
Por lo tanto, para calcular la duración final de este, habrá que sumar el tiempo de todas las actividades, excluyendo aquellos periodos que se solapen.
La principal utilidad del método CPM reside en la posibilidad de recalcular la duración total si la de una actividad en concreto cambia por cualquier motivo.
No calculé tiempo para imprevistos así que tendré que ajustar mi horario
Si se trata de un proyecto muy complejo, pueden incluirse actividades ficticias que contemplen posibles imprevistos que puedan surgir y retrasen la duración de una tarea determinada.
Precisamente el cálculo de los imprevistos, es el que nos lleva al tercer método para calcular la duración de un proyecto.
El método PERT (Program Evaluation and Review Technique)
El PERT es un método que tiene muchas similitudes con el CPM, pero se calcula basándose en probabilidades.
De esta manera, se presentan tres posibles escenarios en función de los imprevistos que puedan surgir cuando se está realizando una tarea determinada:
Optimista: Sería el cálculo de la duración de un proyecto si no surge ningún tipo de dificultad que lo retrase. Básicamente, se trata del tiempo estrictamente necesario para realizar una tarea.
Más probable: Este es el resultado del tiempo total requerido para llevar el proyecto a cabo, sumándole algo de tiempo adicional por la posible aparición de imprevistos.
Pesimista: El escenario pesimista tiene en cuenta además el tiempo que puede tardarse en solucionar varios imprevistos totalmente inesperados.
No es el más probable que conviene calcularlo ya que no sabes cuánto se complicará una tarea.
Estos tres métodos planteados no son excluyentes entre sí. Pueden combinarse para que el cálculo de la duración del proyecto sea lo más preciso posible.
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