Guía para crear una base de datos en Excel paso a paso

Crear una base de datos en Excel es una muy buena opción para cualquier autónomo o empresa. Se trata de tener toda la información guardada en un mismo archivo, lo que te servirá para agilizar las tareas de búsqueda que necesites llevar a cabo.

Esta herramienta puede servirte para listas de clientes, facturas, inventarios y muchas otras cosas.

Respecto a cómo crear una base de datos en Excel, la tarea en sí es mucho más sencilla de lo que piensas. Aunque no seas un gran conocedor de este programa de hojas de cálculo, basta con seguir unos sencillos pasos para tener tu base de datos lista.

A continuación, te explicamos cómo puedes hacerlo de forma ágil y sencilla.

¿Qué es y para qué sirve una base de datos en Excel?

La base de datos es un documento a través del cual puedes agrupar la información que quieras de manera ordenada, añadiendo una serie de filtros que te permitan realizar búsquedas cuando lo necesites.

De este modo, puedes almacenar todos los datos que quieras con la tranquilidad de poder filtrarlos y acceder solo a los necesarios.

Sus utilidades son muy extensas. Si eres profesor, puedes crear una base de datos de tus alumnos que te servirá siempre que necesites pasar lista, ponerles nota, etc.

Como empresa, puedes crear una base con todos tus clientes, añadiendo el nombre, la dirección, teléfono de contacto, y toda la información que puedas necesitar.

Además, también es posible crear bases de datos con los productos que comercialices para realizar inventarios, hacer pedidos o descatalogar artículos que ya no vayas a vender, así como añadir otros nuevos.

El objetivo final es llevar un control de todo lo que sucede en tu empresa.

Ventajas de crear una base de datos en Excel

Es cierto que existen otros programas para crear tu base de datos, pero Excel te ofrece una serie de ventajas que otras aplicaciones no tienen. Dado que se trata del más utilizado, puedes encontrar infinidad de tutoriales y ayudas para usarlo, como este artículo.

La cantidad de funciones con las que cuenta le permite no solo crear una base de datos sino utilizarla de muchas formas distintas. Por ejemplo, si necesitas filtrar una búsqueda, Excel localizará el dato que quieras en apenas segundos.

Además, crear una base de datos en Excel te da también la posibilidad de utilizarla como plantilla, si en el futuro necesitas otra y no quieres comenzar la tarea desde cero. Dicho esto, veamos cómo hacerlo paso a paso:

Elementos de la base de datos de Excel

Para crear una base datos correcta y funcional en Excel, primero es conveniente saber cuáles son los elementos que no pueden faltar en ella:

1. Tablas: seleccionando una celda de Excel y pulsando la opción “insertar” y a continuación la opción “tabla”, crearás un formato que te va a permitir introducir, por ejemplo, el tipo de información por el que va a clasificar los datos. Si quieres una base de datos de clientes, las distintas tablas pueden indicar, por ejemplo, el nombre, teléfono, dirección, etc.
2. Llave primaria: la llave primaria es el dato identificador único de cada fila. En el caso del ejemplo anterior, esa llave primaria podría ser el nombre de cada cliente.
3. Consulta: es una función de Excel a través de la cual se puede relacionar la información de diferentes tablas o, incluso, bases de datos.
4. Filtros: gracias a los filtros podrás acotar las búsquedas seleccionando solo el dato que te interese. Si quieres, por ejemplo, buscar el teléfono de un cliente, puedes filtrar su nombre y te aparecerán todos los datos de su fila.

Cómo crear una base de datos en Excel desde cero

Sabiendo cuáles son los conceptos y funciones más destacados, llega el momento de crear desde cero tu base de datos en Excel.

El primer paso, como es natural, es recopilar todos aquellos datos que quieres incluir en tu nuevo documento. Una vez los tengas todos, deberás ir creando la base paso a paso:

1. Abrir el programa de Excel y crear un “nuevo documento” o “nuevo libro”.
2. Identificar los datos recopilados y crear una clasificación adecuada: es fundamental que tengas claro cómo vas a clasificar los datos de los que dispones. Estos deben estar ordenador en función de la naturaleza de cada dato, como hemos indicado antes con el ejemplo del nombre, dirección y teléfono de los clientes.

Por ilustrar con un ejemplo diferente, imagina que quieres una base de datos de series de televisión. En ese caso, cada tabla podría contener un dato de esa sería como título, productora, plataforma de streaming que la contiene, director, etc.

3. Crear las tablas: como hemos mencionado anteriormente, para crear una tabla de datos hay que seleccionar una celda, pulsar la opción “insertar” y a continuación la opción “tabla”. Haz clic en "Aceptar" cuando aparezca el siguiente aviso, y automáticamente tu tabla estará creada. En ese momento, puedes poner el nombre que quieras según la clasificación elegida.
4. Introduce los datos en cada una de las tablas: esta es quizás la parte más laboriosa, ya que consiste en introducir manualmente la información en cada una de las tablas que hayas creado. Una vez hayas finalizado y todos los datos estén introducidos, la base de datos en Excel estará creada. Lo siguiente, es comprobar que los filtros y búsquedas funcionan correctamente.
5. Introducir los filtros: para filtrar la búsqueda de un dato concreto, selecciona la celda de una de las tablas, busca la opción “ordenar y filtrar” en la parte superior derecha, y a continuación haz clic en “filtro”. Sobre la tabla, aparecerán todos los datos de esa columna, y podrás seleccionar aquellos que quieras filtrar. Una vez hecho, solo quedarán a los datos de todas las tablas que coincidan con el filtro que has marcado.

Cuando hayas comprobado que los filtros funcionan correctamente, tu base datos en Excel estará terminada. Recuerda que en cualquier momento puedes añadir o eliminar la información que desees.

Esta y otros programas son esenciales para organizar las operaciones de tu empresa. Si quieres conocer más acerca de todas las herramientas disponibles, en Yoigo Negocios estamos a tu disposición a través del 900 622 500 o en nuestra web.